Fatura bir belge, kişilik değil
Bitmiş bir işin yine de yazıyla istenmesi gerekir. Dosyaları, fotoğrafları ya da saatleri beğenen bir müşteri sohbet mesajına ödeme yapmaz. Seni adlandıran, onu adlandıran, teslim edileni listeleyen ve tutarı söyleyen bir belgeye ödeme yapar. InvoGet bu belge için ücretsiz bir fatura oluşturucudur. Bir form açarsın, işletmeyi ve müşteriyi yazarsın, satırları eklersin ve PDF indirirsin. Aracı anlatan sayfalarda hesap, deneme sayacı ve aylık ücret yoktur.
Kime yönelik
Araç, muhasebe paketi satın almadan ya da bir muhasebeci tutmadan fatura göndermesi gereken insanlar içindir. Serbest bir tasarımcı, geliştirici, yazar ya da danışman bir projeyi ya da saatleri faturalayabilir. Küçük bir işletme ya da tek başına çalışan biri bir ürünü ya da hizmeti faturalayabilir. Bir işi bitiren yüklenici aynı gün o işi tek sayfalık bir PDF’ye çevirebilir. İhtiyacın olan cümle “bu iş için, bu tarihte, bu tutarı borçlusun” ise form yeter. Bu bir defter değildir ve vergini beyan etmez.
İşin kadar fatura çıkarabilirsin. Site, kayıt olmadığını ve tavan olmadığını söyler. Şirket ve müşteri bilgileri o faturaya yazılır. Yönetmen gereken bir bulut hesabı değildir. PDF makinedeyken onu e-postayla gönderir ya da yazdırırsın. Oluşturucunun işi dosyada biter.
On dokuz ülke ve vergi satırındaki etiket
Avrupa’da ya da yakınında işe yarar bir fatura yalnızca logo ve toplam değildir. Vergi kimliğinin yerel bir adı vardır. InvoGet ülke başına bir form verir ki etiket, müşterinin ve vergi dairesinin görmeyi beklediği ad olsun. Sitede sıralanan ülkeler şunlardır: KDV numarasıyla Birleşik Krallık, USt-IdNr. ile Almanya, numéro TVA ile Fransa, NIF ya da CIF ile İspanya, P.IVA ile İtalya, NIF ile Portekiz, UID ile Avusturya, BTW-nummer ile Hollanda, BTW ya da TVA numarasıyla Belçika, NIP ile Polonya, IČ ya da DIČ ile Çekya, IČ DPH ile Slovakya, adószám ile Macaristan, OIB ile Hırvatistan, ΑΦΜ ile Yunanistan, KDV numarasıyla Bulgaristan, vergi numarasıyla Türkiye, PIB ile Sırbistan ve CUI ile Romanya. Bu formların her biri ücretsiz diye anlatılır: hesap yok, deneme yok, gizli ücret yok. Ülkeyi seçersin, form eşleşen kelimelerle açılır.
Etiket, vergi alman gerekip gerekmediğini hesaplamaz. Yazdığın kimliği basar ve bir oran girersen o oranı satırlara uygular. Birleşik Krallık faturası ile Türkiye faturası aynı hukuki nesne değildir. Oluşturucu sana alanları ve PDF’yi verir. KDV almak zorunda olup olmadığın, seriyi nasıl numaralayacağın ve kopyayı ne kadar saklaman gerektiği ülkenin kurallarının, tutar ya da müşteri olağandışıysa bir muhasebecinin sorularıdır. Site bunu kendi altbilgisinde söyler: resmi vergi ya da hukuk tavsiyesi değildir.
Gerçekten doldurduğun yerler
Form tek sayfadır. Önce “kimden” tarafı gelir: adın ya da işletme adı, adres ve bastırmak istediğin vergi ya da kayıt numarası. Logo için yer vardır. Sonra “kime” tarafı: müşterinin adı ve adresi. Fatura numarası ve düzenleme tarihi, dosyanın adsız bir kâğıt olmasını engeller. Ardından satırlar. Her satırda açıklama, miktar ve birim fiyat vardır. İşin parçası kadar satır eklersin. Toplamlar hesaplanır: ara toplam, oran girdiysen vergi ve genel toplam. Oran 20 ise formu çarpmayı form yapar. Vergiyi hesap makinesinde ekleyip toplamda aynı sayıyı yazdığını ummazsın.
Satırlar doğruyken PDF’yi oluşturursun. Dosya iner. İşi teslim ettiğini söyleyen e-postaya ekleyebilir ya da bir klasör için yazdırabilirsin. Bu sırada parola istenmez. İndirmeden sekmeyi kapatırsan işin durur. PDF, onu oluşturana kadar sende yoktur. Hesap tutmamanın bedeli budur: fatura indirmede yaşar, gelecek ay giriş yapman gereken bir sunucuda değil.
PDF nedir, ne değildir
Yerleşim ekranda ve kâğıtta okunmak içindir: kim fatura ediyor, kim ödüyor, satırlar ne, vergi ne, toplam ne. Geciken müşterinin peşine düşmez. Banka hareketini eşleştirmez. Anlaşmazlık işin brife uyup uymadığı hakkındaysa sözleşmenin yerini tutmaz. Bunlar tek sayfalık bir faturanın dışındadır. PDF, tutarın açık isteğidir. İş bittiğinde ve sayı konuşulduğunda gönder, anlaşmanın yerine koyma.
Zaten hesap tablosunda yaşayan insanlar bazen faturanın muhasebe sistemi olmasını ister. Değildir. PDF’nin kendi kopyanı sakla ve ülkenin beklediği kaydı yanında tut. Oluşturucu sonraki faturayı aynı tür alanlarla yapar. Son müşteriyi senin için hatırlamaz çünkü o hafızayı tutan bir hesap yoktur. Müşteriyi yeniden yaz ya da kendi notundan yapıştır. Girişin olmaması aracın amacıdır ve aynı zamanda sınırıdır.
Dönüştürdüğün dosya faturanın kendisi değildir
Bir PNG’yi JPG yapmak, bir MP4’ten ses çıkarmak ya da bir SVG’yi PNG’ye çizmek teslimattır. Teslimatın bedelini söyleyen kâğıt ayrıdır. Müşteri dosyayı açıp beğenebilir ve yine de tutarı, tarihi ve vergi kimliğini taşıyan bir PDF görmeden ödemeyi bekletir. Bu yüzden fatura, dosya dönüştürücünün içine gizlenmiş bir düğme değildir. İşi bitir, ne sattığını satır satır yaz, ülkeyi seç ki vergi satırı vergi numarası, VAT, NIP ya da CUI gibi doğru adla görünsün, sonra PDF’yi indir. Türkiye formu vergi numarası etiketini kullanır. Başka bir ülkedeki müşteri için o ülkenin formunu aç. Yanlış etiketi elle İngilizce bir kutuya yazmak, müşterinin muhasebesinin aradığı kelimeyi kaçırır.
Satır açıklamasını dosyanın özel adıyla değil, müşterinin siparişte gördüğü adla yaz. “Son hali” yetmez. “Ürün fotoğrafları, 12 kare, JPG” yeterince açıktır. Miktar ve birim fiyat durunca ara toplam kendiliğinden gelir. Vergi oranını yalnızca o işte vergi alıyorsan doldur. Oranı boş bırakmak, sıfır yazmaktan daha dürüst olabilir çünkü boş oran vergi satırı uydurmaz. Genel toplamı indirmeden oku. Bir sıfır fazla, müşterinin gördüğü ilk şeydir ve düzeltmesi ikinci bir e-posta ister.
Pratik sıra
Yazmadan önce ülkeyi seç ki vergi satırı doğru etiketi göstersin. Fatura numarasını sürdürebileceğin bir dizide yaz, yıl ve bir sayı bile olur. Gönderdiğin günün tarihini koy. Her satırı müşterinin tanıyacağı gibi anlat: dosya adları, saatler, teslim edilen iş, özel bir lakap değil. Vergi oranını yalnızca alıyorsan gir. Toplamı bir kez oku. Sonra indir. Bir rakam yanlışsa formu düzelt ve yeniden indir. Müşterinin kutusundaki yanlış PDF, ikinci bir indirmeden daha zordur.
Numarayı kendin tut. Site bir sonraki faturada numarayı artırmez çünkü önceki faturayı saklamaz. Bir deftere ya da kendi dosya adına 2026-014 gibi bir dizi yazmak yeter. Aynı numarayı iki müşteriye vermek, sonra hangi PDF’nin ödendiğini karıştırır. Tarihi, gönderdiğin gün olarak bırak. İşin bittiği gün ile faturanın gittiği gün farklıysa müşterinin muhasebesi ikinci tarihi arar. İndirdiğin dosyaya da aynı numarayı koy ki klasörde hangi PDF’nin hangi işe ait olduğu görünsün.
IntoConvert dosya çevirir. Fatura yazmaz. Faturaladığın iş görüntü, ses, video ya da bir PDF içerse de fatura ayrı bir kâğıttır. O kâğıdı InvoGet üzerinde oluştur, sonra PDF’yi işle birlikte gönder.